您的行銷或業務團隊彼此溝通良好嗎？
在行銷和商業中，談論和分享想法非常重要。有效的溝通對企業來說非常重要。行銷時代，溝通是基礎。如果你的團隊不能正確溝通，就不會有任何成功的行銷。
你猜怎麼了？在團隊內部交談比與客戶交談更重要。無論如何，問題是：企業中的許多行銷團隊都遇到了相互交談的困難。這會導致工作停滯、重複兩次、工作效率低等問題。
加強行銷團隊內部的溝通不僅重要，而且是比其他任何事情都更快提高績效的關鍵因素。
有效溝通的定義
有效溝通是指人與人之間或聚會之間以可有效感知的方式進行清晰、簡潔、有意義的資料交換。它包括將具有預期重要性的訊息從來源有效傳輸到收集器。
它不僅僅是傳達訊息；它還包括積極傾聽、輸入以及根據受眾的要求和理解調整訊息的能力。
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阻礙溝通的 4 件事
讓我們看看如何透過解決一些常見問題來讓您的團隊更好地溝通：
會議
- 會議可能是一個真正的挑戰。
- 大多數團隊有太多的人，而且他們往往不會有多大的成就。
- 人們還沒準備好，重要的人失蹤了。
- 發生技術故障，訊息重複。
若要改變您的團隊，請重新考慮召開會議的方式。
電子郵件
電子郵件可能會讓人不知所措。
- 我們都得到太多，而他們常常迷失。
- 語氣難以判斷，導致混亂或傷害感情。
- 電子郵件交流可能會因大量來回而拖延。
- 最好盡可能避免這種混亂。
專案管理工具：
專案管理工具應該讓生活變得更輕鬆，但它們往往適得其反。
- 通知如潮水般湧來。
- 尋找你需要的東西變成了一個難題。
- 進展仍不清楚。
切換到新平台可能也不是神奇的解決方案。
隱藏訊息：
有時，決策或討論發生在一個小組內，而團隊的其他成員卻一無所知。
- 關鍵人物可能會無意中被排除在外。缺乏透明度可能會導致混亂和資訊衝突。
- 這是一個常見問題，需要注意，以便更好地進行團隊溝通。
解決這些問題可以顯著增強團隊的溝通和整體效率。
4個秘密
以下是我從第一手經驗中學到的有效商業溝通的基本秘訣，見證了哪些有效，哪些無效。
1. 刪除您的會議
我想給您的第一個建議是刪除所有會議。在我們目前的遠距環境中，我們經常堅持傳統的辦公室做法，毫不奇怪，這可能不是最有效的。
企業有效溝通的關鍵並不一定在於召開更多或更好的會議；而是在於召開更多或更好的會議。相反，它是關於尋找消除會議需求的方法。在當今世界，非同步操作不僅提供了便利，而且被證明更加有效，特別是對於在不同時區航行的全球團隊而言。
實施簡化的系統和流程，例如書面溝通、文件和結構化訊息管道，有可能減少團隊 70% 的會議。
我的建議是“Loom，而不是 Zoom”，建議使用簡短的5 分鐘 Loom 視頻，而不是投入時間參加 Zoom 會議。該策略有幾個優點：
- 比傳統會議更快、更有效率。
- 觀眾可以在任何方便的時間觀看。
- 可以選擇重新觀看以供參考或回憶。
- 輕鬆與他人分享，無需重複解釋。
- 作為歷史文獻以供日後參考。
- 允許團隊成員對特定時間戳發表評論以進行有針對性的討論。
- 提供收視率跟踪，指示觀看者和觀看時間，從而增加問責制。
因此，不要在會議上浪費無盡的時間，而是讓您的團隊轉向引人入勝、簡潔的視訊。
2. 電子郵件已過時
在一個以文字和聊天為主的世界中，電子郵件已經過時了。你不再使用傳真機了，是嗎？
逃離電子郵件陷阱。收件匣零的方向是正確的，但定義是錯誤的。真正的想法是擁有零收件匣或在收件匣中花費零時間。該電子郵件不是為當今世界設計的。
快速將您的團隊過渡到 Slack。學習使用它，建立正確的結構，並建立系統，以便每個訊息都有指定的位置和程序。建立正確的營運來保持事情井井有條可能需要付出一些努力，但回報是值得的。
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創建管道，教育您的團隊使用線程，以身作則，並建立溝通系統。透過正確的結構和系統，您可以完全繞過收件匣並實現溝通的幸福。您的業務團隊將始終收到通知，知道在哪裡以及如何回應，每個人都將隨時了解情況 – 這是電子郵件無法實現的壯舉。
3.安裝一個專案流程
專案管理工具類似於賽車：如果您知道如何為您的業務駕駛它們，那麼它的功能將非常強大；否則，您就有崩潰的風險。
雖然擁有專案管理工具至關重要，但它只代表解決方案的 20%。為了提取真正的價值，您需要一個強大的專案流程和有效管理工具輸入和輸出的方法。
此過程的主要考慮因素包括：
- 確定項目類別。
- 確保模板的使用和流通。
- 定義添加內容的權限。
- 建立審批流程。
- 管理需求及其接受。
- 了解工作的各個階段以及它們如何適應不同類型的任務。
- 有效監督團隊能力。
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許多行銷團隊在整合專案管理解決方案時忽略了這些關鍵問題。擁有專案經理當然可以幫助確保工具的正確使用。
然而，必須明確定義並傳達專案管理的流程。這個過程應該是詳細、全面、有據可查，並且深入人心。
執行此流程可以為您的團隊帶來日常進步、品質提高和生產力提升。
4.寫下來
如果沒有寫下來，那就不會發生。這適用於管理行銷團隊時的溝通、決策和幾乎任何其他事情。您的團隊規模越大，記錄所有內容就變得越重要。
確保團隊內每一次重要的對話、績效評估或決策都被記錄下來。預先定義該文件將在何處以及如何出現。
記錄您的溝通可以提高可見性和透明度，建立歷史記錄以供將來參考。更重要的是，它讓個人承擔責任。
把它寫下來意味著創造一件文物──一份歷史記錄。只要影片以可以儲存、分享和日後重新存取的方式錄製，就可以達到相同的目的。
與您的團隊交談
有效的溝通對於企業的任何行銷團隊都至關重要。為了增強它，請與您的團隊發起對話。就可能缺乏溝通的領域以及如何加強溝通尋求回饋。
當發生溝通故障或出現問題時，將其記錄下來。花時間反思並找出加強系統和結構的方法，以防止將來發生類似事件。
每個行銷團隊在溝通方面都有改進的空間。從小步驟開始，在您的團隊中實施這些原則之一 – 無論是減少對會議的依賴、擺脫大量電子郵件的使用，還是建立專案管理流程。
無論採用哪種方法，您都將能夠加強溝通，實現更好的績效，並減少每天的混亂。
